登記の申請は、必ずしも司法書士に依頼をしなければならないということではありません。
確かに、登記申請の代理を行うことができるのが司法書士に限定されていますが、社内の担当者が登記申請書類を作成して法務局に直接申請をするということも可能です。
自社で登記申請をする場合、どのような点に注意する必要があるのかについて解説をします。
申請期限がある
登記事項に変更が発生した場合には、変更が発生した日から２週間以内に登記申請をする必要があります。
例えば、増資により増資の資金が払い込みされた場合、払込日（株主総会で定めた日）から２週間以内に登記申請が必要です。
この期日を経過した場合、過料として最大100万円の罰金が科される可能性があります。
登記が遅れたことにより、増資が無効になるということはありませんが、前記のとおり無駄な費用が発生する可能性があります。
また、投資家から増資登記後の履歴事項全部証明書の提出を求められる場合もありますのでそのためにも、早く登記申請をする必要があります。
法律に基づいて正しく申請する必要がある
登記の申請は、法律に基づいて行う必要があります。
増資を例にすると、
まずは、会社法の規定に従い、法律どおりの手続きを行うことにより増資の効力が発生します。
その次に商業登記法の規定に従い、登記申請書の作成や添付書面を準備して登記申請を行うことにより、発行済株式数と資本金の額の変更が記録されます。
つまり、
法務局では、会社法に基づく要件の審査と商業登記法に基づく要件の審査と２段階のチェックを行い登記をします。
いずれかに不備があると必ず訂正を求められます。
訂正ができるものであれば、大ごとになりませんが、会社法に基づく手続きに不備がある場合には訂正ができないこともあります。
登記が終われば問題ない？
登記申請が完了した＝手続きに問題が無かった ということではありません。
何故かというと、法務局の審査は、法務局に提出された書類のみで審査がされます。
そのため、仮に、書類から判明しない部分については法務局は審査（把握）しておらずこの部分に不備があっても、登記申請は完了してしまいます。
実際、本来の出資額とは異なる額の資本金が登記されてしまったり、株式数が誤って登記されるという事例もあります。
訂正は記録が残る
一度登記された内容について、誤りがあった場合には、訂正（更正登記）をすることは可能です。ただ、一度登記されものを消すことはできず、履歴が残る形で訂正がされます。
つまり、第三者から訂正があったということが知られてしまうということになります。
また、誤りの内容により訂正の方法が異なる事例もあります。
例えば、誤って資本金の額を多く登記してしまった場合と誤って少なく登記してしまった場合には、訂正方法が異なるのです。
多く登記してしまった場合は、更正による登記をすることになりますし、
少なく登記してしまった場合は、登記を一旦抹消後、正しい登記をすることになります。
まとめ
自社で登記をすることにより、専門家に依頼するコストを節約したいという側面もあるかもしれませんが、登記申請をするための準備や不備を訂正するためのにかかる手間と時間のコスト。
手続きが法的に無効となってしまうリスク等も考慮し、上手に専門家を活用して頂ければと存じます。
当事務所では、誤った登記を訂正したいというご相談も対応しています。
是非ご相談ください。
YOU司法書士事務所では、M&Aや資本政策としての増資、ストックオプション、株式分割といったとても専門性が高い業務を得意分野としています。
